Le salarié peut être amené à engager un certain nombre de dépenses pour les besoins de son activité professionnelle : frais de déplacement, dépenses de nourriture ou de logement, dépenses liées aux conditions de travail (dépenses d'outillage, frais vestimentaires, etc.). Ce sont les frais professionnels.
Il ne faut pas les confondre avec les frais d'entreprise, c'est-à-dire les frais relevant de l'activité de l'entreprise et non liés à l'exercice de la profession du salarié (ex. : dépenses engagées par le salarié en vue de l'acquisition de cadeaux offerts à la clientèle, en vue de la promotion de l'entreprise).
Lorsqu’un salarié supporte des frais professionnels, vous devez le dédommager. Toutefois encore faut-il que les frais soient engagés pour les besoins de l'activité et dans l'intérêt de l'employeur.
Faut-il rembourser les frais professionnels ?
Les tribunaux vous imposent de rembourser ses frais professionnels au salarié à partir du moment où ils sont engagés pour les besoins de l'activité et dans votre intérêt. Si tel n’est pas le cas, vous pouvez refuser le remboursement.
Il est interdit à l'employeur d’imputer les frais professionnels sur la rémunération du salarié. Toutefois, rien ne vous interdit de prévoir dans une clause du contrat de travail que le salarié en conserve la charge moyennant le versement d'une indemnité forfaitaire.
Cette indemnité forfaitaire doit être fixée à l’avance et ne doit pas être disproportionnée au regard du montant réel des frais engagés par le salarié.
La rémunération proprement dite du travail doit rester au moins égale au SMIC ou au minimum conventionnel.
Les frais professionnels bénéficient en principe intégralement, ou dans des limites fixées par Arrêté du ministre des finances, d'une exonération de charges sociales et d'impôt sur le revenu.