Vous pouvez être amené à rembourser des dépenses engagées par les salariés ou à mettre à leur disposition des biens ou services, sans qu'il s'agisse pour autant d'un élément de rémunération, d'un avantage en nature ou d'une indemnisation de frais professionnels.
Ils correspondent à la prise en charge de frais relevant de l'activité de l'entreprise et non de frais liés à l'exercice normal de la profession du salarié. Ils sont exclus de l’assiette des cotisations. Ces charges d’exploitation doivent simultanément remplir 3 critères :
- Caractère exceptionnel ;
- Intérêt de l'entreprise ;
- Frais exposés en dehors de l'exercice normal de l'activité du travailleur salarié ou assimilé.
Pour constituer des frais d'entreprise, les dépenses engagées par le salarié doivent être justifiées par :
- L’accomplissement des obligations légales ou conventionnelles de l'entreprise ;
- La mise en œuvre des techniques de direction, d'organisation ou de gestion de l'entreprise ;
- Le développement de la politique commerciale de l'entreprise.
Frais d’entreprise : séminaire, voyage de stimulation et voyage d’affaires
Les dépenses engagées par le salarié ou que vous prenez directement en charge à l'occasion de séminaires, voyages de stimulation, sont considérées comme des frais d’entreprise.
Ces voyages devront toutefois être caractérisés par l'organisation et la mise en œuvre d'un programme de travail et l'existence de sujétions pour le salarié alors que sa participation à ces voyages ne correspond pas à l'exercice normal de sa profession.
Si les conditions ne sont pas remplies, la prise en charge de voyage constituera un avantage en nature. Les frais engagés seront soumis à cotisations sociales.