Droit du travail
Dossier administratif du personnel
Il est 9 h 40 dans l'atelier de séchage. L'inspecteur du travail ne demande pas les registres : il choisit trois noms au hasard sur la liste du personnel et réclame leurs dossiers. Le premier contient un contrat signé mais jamais visé. Le deuxième, une lettre d'avertissement sans date et aucune fiche de visite médicale. Le troisième est une chemise vide. En trois dossiers, l'entreprise vient de perdre la preuve de tout ce qu'elle affirme avoir fait depuis six ans.
1. À quoi sert vraiment un dossier du personnel
Awa Sangaré est responsable administrative de Sahel Mangue, une unité de séchage de mangues installée à Sikasso qui emploie trente-quatre permanents et une vingtaine de saisonniers pendant la campagne. Elle cherche dans le Code du travail le chapitre consacré au dossier du personnel. Il n'existe pas, et c'est précisément ce qui rend le sujet difficile.
Sahel Mangue, ainsi que les personnes citées dans cet article, sont fictives : leurs noms servent uniquement d'exemple.
Aucun texte malien n'impose de constituer un « dossier du personnel » sous ce nom. Ce que la loi impose, ce sont des pièces éparpillées dans le Code du travail, dans le Code de prévoyance sociale, dans les décrets et les arrêtés d'application. Le dossier individuel est l'endroit où une entreprise bien organisée les rassemble, salarié par salarié, et la pratique des ressources humaines les regroupe en quatre rubriques : le contrat, la situation matrimoniale et sociale, la performance et la discipline, la situation médicale.
Ce dossier sert à trois choses, et ces trois usages commandent son contenu.
Il sert d'abord à prouver. En cas de contestation d'un licenciement, c'est à l'employeur d'apporter la preuve de l'existence d'un motif légitime. En matière de licenciement économique, la charge de la preuve du motif et du respect de l'ordre des licenciements lui incombe également. Et la signature d'un salarié sur un document, même assortie de la mention « pour solde de tout compte », ne vaut jamais renonciation de sa part.
Il sert ensuite à répondre. L'inspecteur du travail peut requérir la production de tout registre ou document dont la tenue est prescrite par la loi et ses textes d'application. Les agents de l'Institut national de prévoyance sociale vérifient de leur côté les déclarations, les affiliations et les pièces justifiant les prestations.
Il sert enfin à gérer : calculer une ancienneté, une prime, une allocation de congé, une indemnité de licenciement, sans avoir à reconstituer six ans d'historique dans l'urgence.
Le seul endroit où le Code parle de fiches individuelles
Une disposition fait exception. L'entreprise qui tient des fiches individuelles comportant toutes les indications du deuxième fascicule du registre d'employeur est dispensée de tenir ce fascicule, à condition que chaque fiche soit paraphée par le travailleur concerné ou, s'il est illettré, par son représentant lettré. Autrement dit, un dossier individuel bien construit peut alléger une obligation collective, mais seulement si la fiche est paraphée.
L'erreur la plus fréquente
Croire qu'un dossier individuel bien rangé dispense des registres. Le dossier individuel et le registre d'employeur sont deux obligations distinctes, fondées sur des textes différents et sanctionnées séparément, comme le rappelle la section 9 de cet article.
Le dossier ne sert pas à ranger. Il sert à prouver, à répondre et à calculer.
2. Rubrique i : la copie originale du contrat, signée et visée par toutes les parties
La première pièce du dossier est l'original du contrat, signé par toutes les parties et, lorsque la loi l'exige, revêtu du visa de l'administration. C'est l'original qui reste chez l'employeur, une copie étant remise au salarié : les contrats soumis au visa sont d'ailleurs établis en quatre exemplaires et rédigés en langue française (Code du travail, article L.27).
Quand l'écrit est obligatoire
Le contrat de travail se conclut librement et sa preuve peut être rapportée par tous moyens. Mais l'écrit devient obligatoire pour le contrat à durée déterminée, l'engagement à l'essai, le contrat d'apprentissage, le travail à temps partiel, le contrat de tâcheronnat, le contrat de travail temporaire, le contrat nécessitant l'installation du travailleur hors de la localité où il réside, et le contrat de tout travailleur étranger. À défaut d'écrit, le contrat à durée déterminée est présumé conclu pour une durée indéterminée. Voir aussi notre article sur le Contrat à durée déterminée.
Le dépôt et le visa, qui ne sont pas la même chose
Le dépôt consiste à déposer un exemplaire auprès de l'inspection du travail. Il s'impose pour le contrat à durée déterminée de plus de trois mois, avant tout commencement d'exécution ; pour le contrat d'apprentissage, sous peine de requalification en contrat à durée indéterminée ; pour la convention de formation ; et pour le contrat de tâcheronnat, expédié sans délai en deux exemplaires.
Le visa est autre chose : c'est le contrôle de conformité opéré par l'administration du travail avant que le contrat ne produise tous ses effets. Il s'impose au contrat de tout travailleur étranger, soumis à la Direction nationale du Travail avec un permis de travail. La demande incombe à l'employeur, dans un délai de quinze jours à compter du début d'exécution pour les contrats d'une durée inférieure ou égale à six mois, et de trente jours au-delà. Si l'autorité ne s'est pas prononcée dans les quinze jours suivant la réception de la demande, le visa est réputé accordé ; un refus doit être motivé.
Dans les deux cas, la preuve : récépissé, accusé de réception, exemplaire revêtu du visa se classe dans la même sous-chemise que le contrat. Sans elle, vous détenez un contrat, pas un contrat régulier.
| Pièce | Quand elle est exigée | Fondement |
|---|---|---|
| Original du contrat signé par toutes les parties | Toujours lorsque l'écrit est obligatoire | Code du travail, articles L.21, L.30, L.7, L.133, L.26, L.91 et L.313 |
| Exemplaire revêtu du visa | Contrat d'un travailleur étranger | Articles L.26, L.28 et L.29 |
| Permis de travail | Travailleur étranger | Article L.26 |
| Preuve de dépôt à l'inspection | CDD de plus de 3 mois, apprentissage, convention de formation, tâcheronnat | Articles L.21, L.7, L.12 et L.91 |
| Lettre d'engagement à l'essai | Toute période d'essai, expressément stipulée par écrit | Article L.30 |
| Avenants signés | Toute modification substantielle acceptée | Article L.58 |
| Clause de non-concurrence | Si elle est stipulée : 6 mois et 15 km au maximum | Article L.17 |
| Convention de remboursement de formation | Formation à la charge de l'employeur, service minimum de 4 ans au plus | Article L.12 |
| Certificat de dépôt du cautionnement | Si un cautionnement est exigé du travailleur | Articles L.126 et L.127 |
L'erreur la plus fréquente
Remettre l'original au salarié et conserver une photocopie. L'original signé par toutes les parties est la pièce que vous devrez produire devant le tribunal du travail ; c'est elle qui doit rester au dossier. L'autre erreur consiste à classer le contrat sans sa preuve de dépôt ou de visa : le contrat existe alors, mais l'entreprise ne peut pas démontrer qu'elle a rempli la formalité, et c'est cette formalité qui est sanctionnée.
Un contrat sans preuve de dépôt est un contrat que vous ne pouvez pas défendre.
Ce que vous devez faire
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3. Rubrique ii : la situation matrimoniale et sociale
Awa a photocopié la carte NINA de chaque salarié et s'est arrêtée là. Or chaque pièce de cette rubrique sert à quelque chose de précis : établir l'identité, justifier un classement, ouvrir un droit social, ou protéger l'entreprise contre un recrutement irrégulier.
Les pièces qui établissent l'identité et le parcours
L'acte de naissance du salarié et la copie de sa pièce d'identité en cours de validité fondent les mentions que le registre d'employeur exige : date de naissance, numéro de la carte d'identité ou de la carte biométrique NINA avec son lieu et son pays d'émission, nationalité.
Le curriculum vitae remis au moment du recrutement et les copies certifiées des diplômes et des formations effectuées justifient le classement du travailleur dans la hiérarchie professionnelle et sa catégorie, qui figurent obligatoirement au contrat. Ils protègent aussi l'employeur : les distinctions, exclusions ou préférences fondées sur les qualifications exigées pour un emploi déterminé ne sont pas des discriminations. Une décision de classement adossée à un diplôme vérifié se défend ; une décision de classement sans pièce ne se défend pas.
Les certificats de travail des précédents employeurs ont une utilité que beaucoup d'entreprises sous-estiment. Le nouvel employeur est solidairement responsable du dommage causé à l'employeur précédent lorsqu'il a embauché un travailleur qu'il savait déjà lié par un contrat de travail, ou lorsqu'il a continué à l'occuper après l'avoir appris. Réclamer le certificat de travail du dernier employeur, c'est vérifier que le poste précédent est régulièrement clos.
Les pièces qui concernent la famille
Le service des prestations est soumis aux formalités préalables d'affiliation et d'immatriculation. L'immatriculation est subordonnée à une demande du travailleur, rédigée sur un imprimé délivré par l'Institut et accompagnée des pièces justificatives permettant de vérifier l'état civil de l'allocataire, de son conjoint et de ses enfants (Code de prévoyance sociale, article 164). De cette démarche naissent deux numéros qu'il ne faut pas confondre : le numéro d'immatriculation du salarié, qui doit figurer au premier fascicule du registre d'employeur, et le numéro d'allocataire, qui sert au versement des prestations familiales.
L'acte de mariage déclaré à l'état civil conditionne le versement des allocations familiales pour les enfants issus du mariage. Il est également l'une des deux pièces exigées pour la suspension du contrat au titre du veuvage, avec le certificat de décès du conjoint.
Les actes de naissance des enfants à charge ouvrent trois droits distincts : les allocations familiales, pour chaque enfant à charge effective et permanente de plus d'un an et de moins de quatorze ans ; le jour ouvrable de congé supplémentaire par an et par enfant enregistré à l'état civil n'ayant pas atteint quinze ans, dont bénéficient les mères de famille ; et les trois jours de congé de naissance du chef de famille salarié.
Deux pièces complètent le dossier familial parce que l'Institut les réclame pour vérifier que les conditions des prestations restent réunies : le certificat de vie collective des enfants, qui atteste qu'ils sont vivants et à charge, et le certificat de fréquentation scolaire, puisque l'enfant doit être inscrit dans un établissement scolaire et assister régulièrement aux cours. Ces pièces se renouvellent : un dossier qui contient le certificat de 2021 ne prouve rien en 2026.
La pièce qui ne repose sur aucun texte, et qu'il faut avoir quand même
L'adresse et le numéro de la personne à contacter en cas d'urgence ne sont imposés par aucun texte malien. Mais l'employeur est tenu, dès l'accident survenu, de faire assurer les soins de première urgence, d'aviser le médecin et, le cas échéant, de diriger la victime vers un centre médical. Chercher un contact familial pendant qu'une ambulance attend n'est pas une situation de gestion : c'est une situation d'urgence. Cette ligne doit figurer au dossier et être mise à jour chaque année.
| Pièce | Ce qu'elle établit ou ouvre | Fondement |
|---|---|---|
| Acte de naissance du salarié | Date de naissance portée au registre | Arrêté n°2024-4363 du 27 décembre 2024, article A.130.1 nouveau |
| Copie de la pièce d'identité en cours de validité | Numéro de carte d'identité ou NINA, lieu et pays d'émission, nationalité | Même arrêté |
| Curriculum vitae au moment du recrutement | Le parcours sur lequel repose le classement | Code du travail, articles L.4 et L.27 |
| Copies certifiées des diplômes et formations | La qualification justifiant la catégorie professionnelle | Articles L.4 et L.27 |
| Certificats de travail des précédents employeurs | Que le salarié n'est plus lié par un contrat antérieur | Articles L.56 et L.61 |
| Demande d'immatriculation INPS et pièces d'état civil | Numéro d'immatriculation et numéro d'allocataire | Code de prévoyance sociale, article 164 |
| Acte de mariage déclaré à l'état civil | Allocations familiales ; congé de veuvage | Code de prévoyance sociale, article 23 ; Code du travail, article L.34 |
| Actes de naissance des enfants à charge | Allocations familiales ; congé supplémentaire des mères ; congé de naissance | Code de prévoyance sociale, articles 23, 24 et 33 ; Code du travail, article L.155 |
| Certificat de vie collective des enfants | Que les enfants sont vivants et à charge effective | Code de prévoyance sociale, articles 24 et 164 |
| Certificat de fréquentation scolaire | La condition de scolarisation des enfants à charge | Code de prévoyance sociale, article 24 |
| Autorisation écrite du père pour un mineur | Validité du contrat | Code du travail, article L.14 |
| Double de la carte de travail « jeune travailleur » | Régularité de l'emploi d'un enfant | Décret n°2022-0125 du 4 mars 2022, article D.189-33 nouveau |
| Permis de travail et visa | Régularité de l'emploi d'un travailleur étranger | Code du travail, article L.26 |
| Adresse de la personne à contacter en cas d'urgence | Aucune obligation légale ; indispensable en pratique | Code de prévoyance sociale, article 72 |
Ce que vous ne devez pas collecter
Le Code interdit toute distinction, exclusion ou préférence fondée sur la race, la couleur, le sexe, la religion, l'opinion politique, l'ascendance nationale ou l'origine sociale, et vise expressément l'invalidité, le handicap, le VIH et le sida. Il interdit par ailleurs à l'employeur de prendre en considération l'appartenance à un syndicat ou l'exercice d'une activité syndicale pour ses décisions d'embauche, d'avancement, de rémunération ou de discipline.
Une information que vous ne pouvez pas légalement prendre en considération n'a aucune raison de figurer au dossier. La détenir, c'est offrir au salarié la preuve matérielle que vous en aviez connaissance le jour où une décision le concernant est contestée.
Chaque pièce d'état civil ouvre un droit précis. Si elle n'en ouvre aucun, elle n'a rien à faire dans le dossier.
Ce que vous devez faire
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4. Rubrique iii : la performance et la discipline du salarié
C'est la rubrique la plus mal comprise, parce qu'elle mélange ce que la loi impose et ce qu'une bonne gestion recommande. Le droit malien n'organise ni entretien annuel d'évaluation ni système de notation : aucun texte ne les impose. Mais l'aptitude professionnelle est l'un des critères légaux qui fondent l'ordre des licenciements pour motif économique, et la charge de la preuve du motif de tout licenciement pèse sur l'employeur. Une carrière qui n'a laissé aucune trace écrite est une carrière que vous ne pourrez pas invoquer.
Ce qui documente la performance
Les notes d'évaluation périodiques, les avancements et reclassements obtenus, les distinctions honorifiques constituent la mémoire écrite de la carrière. Aucune de ces pièces n'est imposée par le Code, et c'est précisément pour cela qu'elles doivent être régulières : une évaluation isolée, produite le mois d'un licenciement, n'a aucune force probante. Une série d'évaluations annuelles en a.
Les avancements et reclassements, eux, ont une conséquence juridique directe : le classement du travailleur dans la hiérarchie professionnelle figure au contrat et au deuxième fascicule du registre d'employeur, et tout changement de catégorie se matérialise par un avenant signé. La prime d'ancienneté suppose de pouvoir établir la présence continue : trois ans pour y ouvrir droit, avec un taux de 3 % après trois ans, 5 % après cinq ans, puis un point par année supplémentaire dans la limite de 15 %.
Ce qui documente la formation
Lorsque l'employeur finance une formation ou un perfectionnement, il peut stipuler que le travailleur restera à son service pendant une durée minimale en rapport avec le coût, sans jamais excéder quatre ans. Cette convention doit être constatée par écrit et immédiatement déposée à l'inspection du travail. Le travailleur qui ne respecte pas cet engagement rembourse les frais au prorata de la période non travaillée. Sans écrit ni dépôt, l'engagement ne vaut rien.
La discipline, et ses deux interdits absolus
Le Règlement intérieur fixe les règles de discipline ; son contenu est limité à l'organisation technique du travail, à la discipline, aux prescriptions d'hygiène et de sécurité et aux modalités de paiement des salaires. Les notes de sanctions disciplinaires se classent au dossier, datées et notifiées. Deux limites s'imposent à toute sanction.
La première : il est interdit à l'employeur d'infliger des amendes. L'interdiction est posée deux fois dans le Code, au chapitre du règlement intérieur et à celui des retenues sur salaire. Une retenue disciplinaire est donc illégale, quel que soit son montant et quelle que soit la faute.
La seconde : la mise à pied ne peut pas dépasser huit jours. C'est un cas de suspension du contrat, et elle s'effectue sans paiement de salaire.
Le licenciement, et les écrits qui le rendent défendable
Tout employeur qui désire licencier un travailleur est tenu d'informer l'inspecteur du travail du ressort par lettre recommandée comportant les indications relatives au travailleur, à l'employeur et au motif du licenciement ; l'inspecteur dispose de quinze jours pour émettre un avis (Code du travail, article L.40). La rupture elle-même est subordonnée à un préavis notifié par écrit, dont la notification doit mentionner le motif.
Si le licenciement est légitime au fond mais intervient sans notification écrite ou sans indication du motif, le tribunal doit accorder au travailleur une indemnité pour vice de forme, qui ne peut dépasser un mois de son salaire brut. La sanction du fond est bien plus lourde, mais celle de la forme est automatique. Voir aussi notre article sur le Licenciement du personnel.
Le cas du délégué du personnel est à part : l'autorisation de l'inspecteur du travail est requise avant tout licenciement d'un délégué, titulaire ou suppléant. Le défaut de réponse dans les quinze jours du dépôt de la demande vaut autorisation, sauf si l'inspecteur juge une expertise nécessaire, auquel cas le délai passe à trente jours et l'employeur doit en être informé par écrit avant l'expiration des quinze premiers jours. Tout licenciement intervenu sans cette autorisation est nul de plein droit et le délégué est réintégré.
| Pièce | Ce qu'elle permet | Fondement |
|---|---|---|
| Notes d'évaluations périodiques | Établir l'aptitude professionnelle, critère de l'ordre des licenciements économiques | Code du travail, articles L.48 et L.51 |
| Avancements et reclassements obtenus | Justifier la catégorie et le salaire appliqués | Articles L.27 et L.58 |
| Distinctions honorifiques obtenues | Aucune obligation légale ; documenter la carrière | Pratique de gestion |
| Justificatifs de présence continue | Calculer la prime d'ancienneté | Article L.97 |
| Convention de formation écrite et déposée | Opposer l'engagement de service de 4 ans au maximum | Article L.12 |
| Certificat de qualification professionnelle | Attester la fin d'un apprentissage | Article L.8 |
| Notes de sanctions disciplinaires datées | Établir l'antériorité disciplinaire ; jamais une amende | Articles L.64, L.69 et L.121 |
| Décision de mise à pied | Suspendre le contrat, 8 jours au maximum, sans salaire | Articles L.34 et L.38 |
| Numéros d'immatriculation et d'allocataire | Rattacher le salarié à ses droits sociaux | Code de prévoyance sociale, article 164 |
| Copie de la lettre à l'inspecteur du travail | Prouver l'information préalable au licenciement | Code du travail, article L.40 |
| Lettre de préavis mentionnant le motif | Éviter l'indemnité pour vice de forme | Articles L.41, L.43 et L.52 |
| Autorisation de l'inspecteur du travail | Licencier un délégué du personnel sans nullité | Article L.277 |
L'erreur la plus fréquente
Sanctionner par une retenue sur salaire. C'est l'amende que le Code interdit deux fois, et elle transforme une faute du salarié en infraction de l'employeur. L'autre erreur classique consiste à parler de « faute grave » : cette notion n'existe pas en droit malien. Le Code ne connaît que la faute lourde, laissée à l'appréciation de la juridiction compétente, et c'est elle seule qui permet de rompre sans préavis.
L'amende est interdite. La mise à pied s'arrête à huit jours. Et la faute grave n'existe pas au Mali.
Ce que vous devez faire
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5. Rubrique iv : la situation médicale
C'est la rubrique où les entreprises se trompent le plus souvent, et dans les deux sens : trop de pièces, ou aucune. Tout travailleur fait obligatoirement l'objet d'un examen médical avant l'embauchage ou, au plus tard, avant l'expiration de la période d'essai. À l'issue de cet examen, le médecin du travail établit trois documents (Code de prévoyance sociale, article 43).
Un seul revient à l'employeur : la fiche de visite, qui doit être conservée pour pouvoir être présentée à l'inspecteur du travail ou au médecin inspecteur du travail. Le dossier médical reste détenu par le médecin, sous secret médical et avec l'inviolabilité du fichier. La troisième fiche est remise au travailleur, à sa demande ou lorsqu'il quitte l'entreprise.
Les visites qui suivent l'embauche
Tous les travailleurs sont obligatoirement soumis à un examen médical au moins une fois par an ; ceux âgés de moins de dix-huit ans le sont tous les trois mois. Une surveillance spéciale s'applique aux sujets exposés à un travail dangereux, aux femmes enceintes, aux mères d'un enfant de moins de deux ans, aux mutilés et aux invalides, le médecin restant juge de la fréquence des examens.
Une visite de reprise est obligatoire après une absence pour maladie professionnelle, après une absence de plus de trois semaines pour maladie non professionnelle, ou en cas d'absences répétées totalisant plus de quinze jours dans un semestre. Chacune de ces visites produit une fiche, et chaque fiche se classe au dossier.
Les certificats de repos médical
Les certificats de repos délivrés par le médecin justifient les absences et commandent l'indemnisation. L'absence pour maladie ou accident non professionnel constatée par certificat médical suspend le contrat pour une durée limitée à six mois, prorogée jusqu'à la date de remplacement du travailleur, et l'indemnisation incombe à l'employeur selon l'ancienneté du salarié.
Ces certificats justifient la durée de l'arrêt : c'est cette durée que vous classez, et elle seule. Un certificat qui mentionnerait un diagnostic n'a pas à être recopié, résumé ou commenté dans le dossier.
Les accidents du travail et les maladies professionnelles
Ici, la règle s'inverse : l'employeur détient légitimement des informations précises sur l'accident, parce que c'est lui qui le déclare. La déclaration précise le lieu, la cause, les circonstances et les suites probables de l'accident, ainsi que l'identité et la catégorie professionnelle de la victime.
L'employeur est tenu de déclarer immédiatement, et au plus tard dans les quarante-huit heures, tout accident du travail ou maladie professionnelle constaté dans l'entreprise. La déclaration est établie en quatre exemplaires sur les imprimés officiels de l'Institut : un exemplaire à l'INPS, deux à l'inspection régionale du travail ou au chef de la circonscription administrative, et le quatrième classé dans les archives de l'employeur, présentable à toute réquisition.
Si la victime n'a pas repris son travail dans les trois jours, l'employeur demande l'établissement d'un certificat médical indiquant son état, les conséquences de l'accident et la durée probable de l'incapacité ; un exemplaire lui revient. Un certificat final descriptif est établi à la guérison ou à la consolidation, selon la même répartition. L'employeur délivre en outre à la victime, à ses ayants droit ou au médecin un carnet d'accident contenant les pièces à établir.
Sur le régime complet de l'accident du travail, les prestations servies et la protection de l'emploi de la victime, voir notre article Accident du travail : régime, prestations et protection de l'emploi.
| Pièce | À quel moment | Fondement |
|---|---|---|
| Fiche de visite médicale d'embauche | Avant l'embauchage ou avant la fin de l'essai | Code de prévoyance sociale, article 43 |
| Fiches de visites médicales périodiques | Une fois par an, tous les 3 mois avant 18 ans | Article 44 |
| Fiche de visite de reprise | Après maladie professionnelle, absence de plus de 3 semaines, ou absences répétées de plus de 15 jours par semestre | Article 45 |
| Certificats de repos médical délivrés par le médecin | À chaque arrêt de travail | Code du travail, article L.34 ; indemnisation, article L.37 |
| Déclaration d'accident du travail, 4e exemplaire | Dans les 48 heures : lieu, cause, circonstances, suites probables | Code de prévoyance sociale, article 71 ; Code du travail, article L.176 |
| Certificat médical d'accident, 4e exemplaire | Si la victime n'a pas repris dans les 3 jours : état et durée probable de l'incapacité | Article 73 |
| Certificat final descriptif | À la guérison ou à la consolidation | Article 74 |
| Carnet d'accident | Délivré par l'employeur à la victime ou au médecin | Article 75 |
| Dossier médical | Jamais au dossier administratif | Article 43 : il est détenu par le médecin |
L'erreur la plus fréquente
Réclamer au médecin du travail le dossier médical du salarié, ou constituer une fiche interne récapitulant les maladies d'un salarié. Ce que vous devez pouvoir produire, c'est l'aptitude au poste, les dates d'absence et, pour les seuls accidents du travail et maladies professionnelles, les éléments que la déclaration officielle exige. Tout le reste relève du secret médical.
De la maladie ordinaire, vous ne gardez que les dates. De l'accident du travail, vous gardez la déclaration.
Ce que vous devez faire
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6. Rubrique v : la paie, le temps de travail et les absences
Les quatre rubriques précédentes couvrent la personne. Il en manque une, que la pratique range souvent chez le comptable et que l'inspecteur réclame pourtant au dossier : celle qui documente l'argent et le temps.
L'employeur délivre au travailleur, au moment du paiement, un Bulletin individuel de paye. Ce bulletin porte notamment le numéro d'ordre du travailleur au registre d'employeur : c'est le fil qui relie le dossier individuel au registre collectif. Conserver un double de chaque bulletin n'est pas expressément imposé, mais l'entreprise qui n'en conserve aucun se prive du moyen le plus simple de reconstituer une rémunération sur douze mois, et c'est sur cette rémunération que se calculent l'allocation de congé et l'indemnité de licenciement.
Les retenues méritent une attention particulière. Aucune retenue ne peut être opérée en dehors de celles prévues par le Code : les prélèvements obligatoires d'origine fiscale et sociale, les remboursements de prestations en nature, les versements prévus par les conventions collectives, ainsi que les retenues nées d'une saisie-attribution ou d'une cession volontaire souscrite dans les formes légales. Chacune suppose une pièce justificative au dossier : acte de saisie, acte de cession, demande écrite du salarié pour une cotisation syndicale.
Côté temps de travail, le contrat des travailleurs à temps partiel doit être constaté par écrit et la pratique d'horaires individualisés suppose l'information préalable de l'inspecteur du travail compétent. Les états d'heures supplémentaires justifient les majorations portées au bulletin. Les demandes de congé, les dates prises et le calcul de l'allocation permettent de reconstituer un solde que le salarié pourra réclamer pendant trois ans.
| Pièce | Ce qu'elle justifie | Fondement |
|---|---|---|
| Double des bulletins de paye | La rémunération versée et le numéro d'ordre au registre | Code du travail, articles L.104 et L.105 |
| Actes de saisie-attribution ou de cession | Toute retenue autre que fiscale ou sociale | Articles L.121 à L.124 |
| Contrat écrit de travail à temps partiel | La durée réduite et le salaire proportionnel | Article L.133 |
| États d'heures supplémentaires | Les majorations portées au bulletin | Article L.137 |
| Demandes et dates de congé, calcul de l'allocation | Le solde de congé et l'allocation versée | Articles L.157 et L.161 |
| Justificatifs d'événements familiaux | Les permissions exceptionnelles, dans la limite de 10 jours | Article L.146 |
| Titres de voyage et de transport délivrés | Les frais pris en charge, exigibles pendant 2 ans | Articles L.164 et L.169 |
L'erreur la plus fréquente
Considérer que le logiciel de paie tient lieu d'archive. Un fichier ou un listing informatisé peut effectivement remplacer le registre de paiement, mais à trois conditions : restituer toutes les mentions obligatoires sans risque d'altération, être présenté dans les mêmes conditions et conservé pendant le même délai, et être validé par l'autorité compétente, l'INSTAT. Un export bureautique non validé ne remplit aucune de ces conditions.
Le logiciel calcule. Il ne prouve que s'il a été validé.
Ce que vous devez faire
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7. Rubrique vi : les pièces de la sortie
Le dossier ne se ferme pas le jour du départ : c'est au contraire à ce moment qu'il est le plus sollicité, parce que la majorité des litiges naissent de la rupture.
Tout travailleur qui démissionne doit notifier sa décision par écrit à l'employeur, et l'employeur ne peut pas présumer la démission du travailleur. Un salarié qui cesse de venir n'a donc pas démissionné : traiter son absence comme une démission expose l'entreprise à voir la rupture qualifiée de licenciement, avec toutes ses conséquences.
Lorsque la rupture est conventionnelle, elle fait l'objet d'un protocole librement signé par les deux parties, dont une copie est transmise à l'inspection du travail du ressort, et le montant de l'indemnité de départ ne peut en aucun cas être inférieur à l'indemnité légale de licenciement.
Lorsqu'elle est économique, le dossier doit contenir la liste des travailleurs communiquée par écrit aux délégués du personnel avec les critères retenus, le procès-verbal de la réunion tenue dans les huit jours, et la preuve de la communication de ces deux pièces à l'inspecteur du travail. Le travailleur licencié pour motif économique perçoit, en plus du préavis et de l'éventuelle indemnité de licenciement, une indemnité spéciale non imposable égale à un mois de salaire brut, et bénéficie pendant deux ans d'une priorité d'embauche dans la même catégorie. Sur le calcul des indemnités, voir notre article sur l'Indemnité de licenciement.
Le certificat de travail, et ses quatre mentions
À l'expiration du contrat, l'employeur doit remettre au travailleur, au moment de son départ définitif, un certificat indiquant exclusivement la date de son entrée, celle de sa sortie, la nature et les dates des emplois successivement occupés, et sa catégorie professionnelle de classement (Code du travail, article L.61). Le mot « exclusivement » est dans le texte. Y ajouter une appréciation, un motif de départ ou une mention défavorable expose à des dommages-intérêts, au même titre que le refus de délivrer le certificat ou la fourniture de renseignements tendancieux ou erronés. Si la remise est impossible du fait du travailleur, le certificat est tenu à sa disposition.
Enfin, la mention « pour solde de tout compte » n'est pas opposable au travailleur. Un reçu signé ne clôt donc pas le dossier : il en fait simplement partie.
| Pièce | Quand | Fondement |
|---|---|---|
| Lettre de démission écrite | Départ à l'initiative du salarié ; jamais présumée | Code du travail, article L.40 |
| Copie de la lettre à l'inspecteur du travail | Avant tout licenciement | Article L.40 |
| Lettre de préavis mentionnant le motif | Licenciement et démission | Articles L.41 et L.43 |
| Protocole de rupture conventionnelle | Rupture d'accord parties, copie à l'inspection | Article L.50 bis |
| Liste, procès-verbal des délégués et information de l'inspecteur | Licenciement pour motif économique | Article L.48 |
| Décompte des indemnités | Licenciement, services rendus, départ à la retraite | Articles L.53, L.54 et L.55 |
| Copie du certificat de travail remis | Départ définitif, quelle qu'en soit la cause | Article L.61 |
| Déclaration de mouvement à l'INPS | Dans les 8 jours de la fin du travail | Code de prévoyance sociale, article 163 |
L'erreur la plus fréquente
Considérer qu'un salarié absent depuis trois semaines a démissionné. L'employeur ne peut pas présumer la démission ; il doit engager la procédure de licenciement, avec information de l'inspecteur du travail et notification écrite du motif. La seconde erreur consiste à oublier la déclaration de mouvement de sortie à l'INPS, dont le délai de huit jours court comme pour l'entrée.
Un salarié qui ne revient pas n'a pas démissionné.
Ce que vous devez faire
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8. Comment classer : une chemise par agent, des sous-chemises par rubrique
Un dossier complet mais désordonné vaut à peine mieux qu'un dossier vide. Quand l'inspecteur demande la fiche de visite médicale d'un salarié, il ne laisse pas une demi-heure pour la chercher.
La méthode la plus simple tient en une règle : une chemise par agent, et à l'intérieur une sous-chemise par rubrique, chaque sous-chemise portant la même couleur et la même annotation d'un dossier à l'autre. Le contrat toujours dans la même couleur, la situation matrimoniale et sociale dans une autre, la performance et la discipline dans une troisième, la situation médicale dans une quatrième. Celui qui ouvre le dossier d'un salarié qu'il ne connaît pas retrouve la bonne pièce sans lire une seule étiquette.
Cette organisation a deux effets. Elle rend le contrôle rapide, donc moins risqué. Et elle rend les manques visibles : une sous-chemise vide se repère d'un coup d'œil, alors qu'une pièce manquante dans une liasse unique ne se découvre jamais avant le jour où on en a besoin.
Trois points de discipline complètent le classement. Les pièces qui se périment (certificat de vie collective, certificat de fréquentation scolaire, pièce d'identité, contact d'urgence) appellent une revue annuelle. Les pièces médicales restent dans leur sous-chemise et ne circulent pas. Et le dossier suit une liste de contrôle, la même pour tous, qui indique à chaque instant ce qui manque.
Une sous-chemise vide se voit. Une pièce manquante dans une liasse, jamais.
Ce que vous devez faire
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9. Ce que le dossier individuel ne remplace pas
Un dossier individuel complet ne dispense d'aucune obligation collective. L'employeur doit tenir constamment à jour un registre dit registre d'employeur, dont le modèle est fixé par arrêté et qui comprend trois fascicules : le premier pour les personnes et les contrats, le deuxième pour le travail effectué, la rémunération et les congés, le troisième réservé aux visas, mises en demeure et observations de l'inspecteur du travail (Code du travail, article L.130).
Ce registre doit être coté et paraphé par l'inspecteur du travail du ressort avant son utilisation, tenu au lieu d'exploitation, et distinct pour chaque établissement, sauf pour les établissements de moins de dix travailleurs situés dans un rayon de vingt kilomètres, qui peuvent en tenir un seul. C'est seulement son deuxième fascicule qui peut être remplacé par vos fiches individuelles, à condition qu'elles soient paraphées par le travailleur.
S'y ajoute le registre de paiement, sur lequel sont reproduites les mentions de chaque bulletin de paye ainsi qu'une comptabilité des absences ventilées selon leur cause, et trois affichages obligatoires : le règlement intérieur visé, dans les locaux d'embauche et sur les lieux de travail ; les taux minima de salaire, au bureau de l'employeur et sur les lieux de paye ; et l'affiche composée par l'INPS sur les accidents du travail, dans chaque atelier, chantier ou lieu de travail.
L'erreur la plus fréquente
Parler de « registre unique du personnel ». Cette expression vient du droit français et n'a pas d'équivalent au Mali. Le document malien s'appelle registre d'employeur et se compose de trois fascicules. La confusion conduit à oublier le troisième, précisément celui sur lequel l'inspecteur inscrit ses mises en demeure en matière d'hygiène et de sécurité.
Le dossier prouve pour un salarié. Le registre prouve pour toute l'entreprise. Aucun ne remplace l'autre.
Ce que vous devez faire
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10. Conserver, protéger, et ce que coûte un dossier incomplet
Le registre de paiement, le registre d'employeur et les fiches individuelles qui tiennent lieu de deuxième fascicule se conservent cinq ans suivant la dernière mention qui y a été portée. Le point de départ est la dernière écriture, pas le départ du salarié.
Trois délais commandent en pratique la conservation du dossier individuel lui-même : l'action en paiement du salaire et de ses accessoires se prescrit par trois ans, l'action de l'assuré en paiement des prestations sociales par deux ans, et le droit d'exiger la délivrance des titres de voyage s'éteint deux ans après la cessation du travail. Le Code ne fixe aucune durée de conservation pour les pièces du dossier : aligner l'ensemble sur cinq ans après la fin de la relation couvre confortablement ces trois délais, mais c'est une prudence de gestion, pas une obligation légale.
Côté accès, l'inspecteur du travail peut requérir la production de tout registre ou document prescrit, et il est tenu au secret professionnel. Le dossier médical reste chez le médecin. Le Code du travail n'organise en revanche aucun droit d'accès général du salarié à son propre dossier administratif : plusieurs modèles de procédure en circulation au Mali reprennent ici une règle étrangère sans équivalent local.
Le prix des pièces manquantes
Les infractions aux règles du bulletin de paye et du registre d'employeur sont punies d'une amende de 20 000 à 50 000 FCFA et d'un emprisonnement de quinze jours à trois mois, ou de l'une de ces deux peines seulement. Pour le registre d'employeur, l'amende est appliquée autant de fois qu'il y a d'inscriptions omises ou erronées (Code du travail, article L.319). À côté de cette voie pénale, l'inspecteur perçoit directement des amendes forfaitaires de simple police dont les taux ont été fixés par l'arrêté du 27 décembre 2024 : 18 000 FCFA pour les infractions aux articles L.20, L.26, L.48, L.78 et L.130, et 7 500 FCFA pour celles aux articles L.7 et L.8.
Les autres manquements du dossier ont leur propre tarif : de 50 000 à 200 000 FCFA pour l'absence de certificat de travail ou de règlement intérieur ; de 10 000 à 50 000 FCFA pour les infractions aux règles du contrat à durée déterminée, du visa et de ses mentions ; de 20 000 à 50 000 FCFA pour le défaut de déclaration d'embauche au titre du placement.
Exemple. Reprenons Sahel Mangue au matin du contrôle.
- Salariés dont l'inscription au premier fascicule est incomplète : 12
- Mentions manquantes par salarié, à savoir la date de naissance, le numéro NINA et le numéro d'affiliation à l'INPS : 3
- Inscriptions omises : 12 × 3 = 36
- Amende forfaitaire par inscription omise : 18 000 FCFA
- Total au titre du registre : 36 × 18 000 = 648 000 FCFA
- S'y ajoute, pour les trois dossiers ouverts par l'inspecteur, l'absence de fiche de visite médicale et de preuve de visa, chacune relevant de son propre texte
Si l'affaire part devant le tribunal du travail plutôt que de se régler par l'amende forfaitaire, les mêmes 36 inscriptions omises peuvent être sanctionnées chacune d'une amende de 20 000 à 50 000 FCFA, le total ne pouvant excéder cinquante fois le taux maximum, soit 2 500 000 FCFA. Et le chef d'entreprise demeure civilement responsable des condamnations prononcées contre ses fondés de pouvoir ou préposés : déléguer la tenue des dossiers ne déplace pas la responsabilité finale.
Ce que le dossier ne contient pas, c'est ce que l'entreprise ne pourra pas prouver.
Ce que vous devez faire
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Précision sur le sujet : ce que l'arrêté du 27 décembre 2024 a changé
L'arrêté n°2024-4363/MTFPDS-SG du 27 décembre 2024, qui modifie l'arrêté n°96-1566 du 7 octobre 1996 portant modalités d'application de certaines dispositions du Code du travail, a resserré les règles du registre d'employeur sur trois points (notre présentation de l'arrêté).
D'abord, il fixe la liste exacte des mentions de chaque fascicule. Le premier exige le numéro de la carte d'identité ou de la carte biométrique NINA, avec son lieu et son pays d'émission, ainsi que le numéro d'affiliation à l'INPS : deux mentions qu'un registre ouvert avant 2025 ne comporte pas nécessairement, et qui supposent d'avoir les pièces correspondantes au dossier de chaque salarié.
Ensuite, il impose que le registre soit tenu au lieu d'exploitation et qu'il soit coté et paraphé par l'inspecteur du travail du ressort préalablement à son utilisation.
Enfin, il fixe les taux des amendes forfaitaires de simple police que l'inspecteur perçoit directement, sans passer par le tribunal. C'est ce qui rend un contrôle immédiatement coûteux : l'amende est due sur place, sans attendre une décision de justice.
L'essentiel en 6 points
- Classer en premier l'original du contrat signé et visé par toutes les parties, accompagné de la preuve de son dépôt à l'inspection du travail.
- Réunir la situation matrimoniale et sociale complète : acte de naissance, pièce d'identité, curriculum vitae, diplômes certifiés, certificats des précédents employeurs, acte de mariage, actes de naissance des enfants, certificat de vie collective, certificat de fréquentation scolaire et contact d'urgence.
- Documenter la carrière par des évaluations régulières, des avenants de reclassement et des sanctions datées, sans jamais infliger d'amende ni dépasser huit jours de mise à pied.
- Ne conserver de la situation médicale que les fiches de visite, les certificats de repos et les exemplaires employeur des déclarations d'accident, jamais le dossier médical.
- Ajouter la paie, le temps de travail et les pièces de la sortie, que l'inspecteur réclame au même titre.
- Ranger chaque rubrique dans une sous-chemise de même couleur et de même annotation pour tous les agents, et tenir en parallèle le registre d'employeur et le registre de paiement.