Absence : les motifs divers et variés

Quatorze cas de suspension du contrat, et trois questions à se poser pour chacun : salaire, ancienneté, congés.

Un travailleur est absent. Avant de savoir comment traiter cette absence en paie, il faut comprendre ce qu'elle produit sur le contrat lui-même. Le Code du travail répond par une notion centrale : la suspension.

Pendant l'absence, le contrat n'est pas rompu, il est suspendu : les obligations principales : fournir le travail, verser le salaire, cessent temporairement, mais le lien contractuel subsiste, et le travailleur retrouve son poste au terme de la suspension.

1. Que signifie « contrat suspendu » ?

La suspension produit trois effets qu'il faut distinguer :

Ce qui est suspendu	Ce qui subsiste	Ce qui varie selon le motif
L'obligation de fournir le travail	Le contrat lui-même et le poste	Le maintien ou non du salaire
L'obligation de verser le salaire, sauf disposition contraire	L'ancienneté acquise	La prise en compte de la période pour les congés payés
	L'obligation de loyauté des deux parties	La durée maximale de la suspension

C'est la troisième colonne qui demande un examen au cas par cas. Deux absences peuvent suspendre le contrat de la même manière et être traitées très différemment en paie.

2. Les cas de suspension prévus par le Code du travail

Le Code énumère les situations qui suspendent le contrat de travail. On peut les regrouper par nature :

Famille de cas	Situations visées
Santé	Absence pour maladie ou accident non professionnel, dans la limite de six mois ; indisponibilité résultant d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle
Vie familiale	Congé de maternité ; veuvage de la femme salariée, dans la limite de quatre mois et dix jours
Repos et congés	Congés payés ; congés d'éducation ouvrière ; autorisations d'absence pour manifestations culturelles ou sportives
Obligations civiques	Obligations militaires ou services civiques, du travailleur comme de l'employeur ; mandat électif ou fonction politique
Vie de l'entreprise	Chômage technique ; grève et lock-out lorsque la procédure est respectée ; mise à pied, dans la limite de huit jours
Autres	Garde à vue ou détention, dans la limite de six mois ; pèlerinage aux lieux saints

Deux durées méritent d'être retenues, parce qu'elles bornent la suspension : six mois pour la maladie non professionnelle et pour la détention, huit jours pour la mise à pied. Passé ces délais, la situation du travailleur doit être tranchée : la suspension n'est pas un régime durable. Code du travail, article L.34.

3. Les absences liées à la vie familiale et personnelle

À côté des cas de suspension, le Code protège les permissions exceptionnelles pour événements familiaux touchant directement le propre foyer du travailleur : dans la limite de dix jours, elles ne peuvent pas être déduites du congé acquis.

Le Code ne détaille ni les événements ni leur durée : mariage, naissance, décès figurent dans la convention collective applicable, avec des durées propres à chaque branche. C'est donc elle qu'il faut consulter en premier. Les absences pour convenance personnelle, qui ne relèvent d'aucun de ces régimes, suivent la voie de l'autorisation : voir Absence : autorisation. Code du travail, article L.146.

4. Le salaire est-il maintenu ?

Il n'y a pas de réponse unique, et c'est la principale difficulté de gestion. Le maintien du salaire dépend de trois sources qu'il faut examiner dans cet ordre :

• la loi, qui prévoit le maintien dans certains cas : ainsi le temps consacré aux examens médicaux de santé au travail ne doit entraîner aucune perte de salaire ;
• le régime de prévoyance sociale, qui prend le relais du salaire sous forme d'indemnités journalières en cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle ;
• la convention collective ou l'accord d'établissement, qui peuvent prévoir un maintien total ou partiel plus favorable.

Un réflexe pratique : ne jamais déduire un salaire avant d'avoir vérifié ces trois niveaux. Une retenue opérée à tort se corrige mal et se conteste bien. Code de prévoyance sociale, article 85.

5. L'absence compte-t-elle pour l'ancienneté et les congés ?

L'ancienneté acquise n'est jamais perdue du fait d'une suspension : le contrat subsiste. La question réelle porte sur l'assimilation à du temps de travail effectif pour le calcul du congé payé, et là encore la réponse dépend du motif.

Les périodes de congés payés, les absences liées à un accident du travail ou à une maladie professionnelle, ou encore le congé de maternité sont traditionnellement traités de manière protectrice. Les absences pour convenance personnelle ou sans solde ne le sont pas. Entre les deux, c'est la convention collective qui tranche.

6. Les six questions à se poser pour toute absence

Question	Ce qu'elle détermine
Quel est le motif exact ?	Le régime applicable ; c'est le point de départ de tout le reste
Est-il justifié, et par quel document ?	Certificat médical, convocation, acte d'état civil, autorisation écrite
Le contrat est-il suspendu ?	Les obligations réciproques pendant l'absence
Le salaire est-il maintenu, et par qui ?	Employeur, prévoyance sociale, ou aucun des deux
Une durée maximale s'applique-t-elle ?	Six mois, huit jours, ou la durée fixée par la convention
La période compte-t-elle pour les congés ?	Le calcul du droit à congé de l'année

À retenir

La règle	Ce qu'elle implique
L'absence suspend le contrat, elle ne le rompt pas	Le travailleur retrouve son poste au terme de la suspension
Le Code fixe une liste de cas de suspension	Santé, famille, congés, obligations civiques, vie de l'entreprise
Certaines suspensions sont bornées	Six mois pour la maladie et la détention, huit jours pour la mise à pied
Dix jours de permissions exceptionnelles	Non déductibles du congé acquis, détaillés par la convention
Le maintien du salaire s'examine à trois niveaux	Loi, prévoyance sociale, convention collective
L'ancienneté subsiste toujours	Seule l'assimilation aux congés varie selon le motif